SỐ HÓA TÀI LIỆU- CHUYỂN ĐỔI SỐ

Số hóa tài liệu là quá trình chuyển đổi các tài liệu vật lý sang định dạng điện tử. Quá trình này bao gồm việc sử dụng các thiết bị quét để chụp hình ảnh hoặc quét các tài liệu giấy, sau đó chuyển đổi chúng thành các file điện tử như PDF, văn bản có thể chỉnh sửa, hình ảnh hoặc các định dạng khác tùy thuộc vào yêu cầu cụ thể.

Số hóa tài liệu mang lại nhiều lợi ích, bao gồm:

1. Tiết kiệm không gian lưu trữ: Số hóa tài liệu giúp giảm thiểu việc sử dụng không gian lưu trữ vật lý, như tủ hồ sơ, kệ sách, hay hệ thống tủ tài liệu. Thay vì lưu trữ các tài liệu giấy, bạn có thể lưu trữ chúng trên máy tính hoặc các thiết bị lưu trữ điện tử.

2. Dễ dàng truy cập và chia sẻ: Khi tài liệu được số hóa, bạn có thể truy cập và tìm kiếm chúng một cách nhanh chóng. Bạn cũng có thể dễ dàng chia sẻ tài liệu với người khác qua email, mạng nội bộ hoặc các dịch vụ lưu trữ điện tử.

3. Bảo vệ dữ liệu: Số hóa tài liệu giúp bảo vệ dữ liệu khỏi mất mát do thiên tai, hỏa hoạn, hoặc các sự cố khác. Bạn có thể sao lưu tài liệu số và thiết lập các biện pháp bảo mật để đảm bảo dữ liệu được an toàn.

4. Thuận tiện cho công việc hợp tác và làm việc từ xa: Số hóa tài liệu giúp tăng cường công việc hợp tác và làm việc từ xa. Bạn có thể chia sẻ tài liệu với đồng nghiệp hoặc đối tác từ xa một cách dễ dàng, đồng thời cùng làm việc trên cùng một tài liệu và cập nhật nhanh chóng.