fbpx

Ưu điểm và hạn chế của dịch vụ số hoá tài liệu là gì?

Tầm quan trọng của việc số hóa tài liệu hiện nay không hẳn doanh nghiệp nào cũng nhận thức hết. Chính vì thế số hóa tài liệu cần được phổ biến rộng rãi hơn để mọi người có cái đánh giá đúng về vai trò của nó

Cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 đang có sức ảnh hưởng toàn cầu và tác động mạnh mẽ cuộc sống của mỗi cá nhân… Thời gian gần đây, chúng ta thường được nghe nhắc đến những khái niệm mới như như số hóa tài liệu, doanh nghiệp số, công dân số, văn phòng điện tử, thành phố thông minh… Trong khuôn khổ bài viết này, chúng ta cùng tìm hiểu về số hóa tài liệu để có cái nhìn và đánh giá đúng về nó.

Số hoá tài liệu là gì?

Số hoá tài liệu là quá trình chuyển đổi các dạng tài liệu truyền thống như chữ viết tay, bản in, âm thanh, hình ảnh… sang chuẩn tài liệu mà máy tính có thể nhận biết được.

Thông thường, tài liệu số bao gồm các dữ liệu dạng chữ, video, âm thanh, hình ảnh… được sử dụng trên máy tính và được định dạng mà máy tính có thể đọc được.

Các công ty nhập dữ liệu thuê online sẽ giúp doanh nghiệp thực hiện các công việc này một cách nhanh chóng.

Vì sao phải số hóa tài liệu?

Như chúng ta đã biết, cùng với sự gia tăng của dân số thế giới thì kho tàng giấy tờ, tài liệu và kiến thức của nhân loại cũng dần trở nên khổng lồ; bên cạnh đó, việc bảo quản và lưu hành các loại tài liệu này cũng bị hạn chế.

Vì vậy, việc áp dụng số hóa tài liệu vào thực tiễn là giải pháp hợp lý nhất cho vấn đề này. Số hóa tài liệu sẽ giúp việc tìm kiếm, chia sẻ, lưu trữ, truy xuất thông tin một cách nhanh gọn và đơn giản, dễ dàng nhất.

Ưu điểm và hạn chế của dịch vụ số hoá tài liệu là gì?

  1. Ưu điểm
  • Giúp việc lưu trữ, tìm kiếm, chia sẻ thông tin một cách chanh chóng và dễ dàng.
  • Các loại tài liệu số khác nhau được chuyển đổi qua lại linh hoạt.
  • Cắt giảm tối đa chi phí cho các hoạt động quản lý, không gian lưu trữ.
  • Tài liệu có khả năng được chỉnh sửa và tái sử dụng.
  1. Hạn chế
  • Tốn chi phí đầu tư ban đầu về máy móc tiên tiến, cơ sở hạ tầng CNTT, công nghệ hiện đại.
  • Nguy cơ dễ bị sửa đổi và sao chép trái pháp luật tài liệu.
  • Khó khăn trong việc thực hiện do phải trải qua đào tạo đồng bộ và theo hệ thống. Ngoài ra, việc bảo mật tài liệu cũng khá phức tạp.

Trong thời đại phát triển khoa học công nghệ như hiện nay, việc am hiểu các kiến thức cơ bản và lợi ích của số hóa tài liệu là vô cùng cần thiết đối với mọi tổ chức. Các doanh nghiệp cần đầu tư nghiên cứu các ứng dụng của số hóa tài liệu để tận dụng tối đa ưu điểm và hạn chế các điểm hạn chế của nó để tối đa hóa lợi ích cho doanh nghiệp mình.

Chúng tôi sẽ gọi bạn